在日常办公中，员工常常需要在多个系统间切换，查找资料、回复消息、整理数据，这些重复性操作占用了不少时间。AI助理的出现，正被一些企业用来缓解这类问题，帮助员工把精力更多集中在需要判断和沟通的任务上。
这类工具的作用，不在于替代人工，而是协助处理流程中可标准化的部分。比如，每天早晨要汇总前一天的客户咨询情况，过去可能需要手动导出聊天记录、筛选重点问题、再整理成简报。现在，AI助理可以按设定时间自动完成这些步骤，生成初步摘要，节省了操作时间。
信息来源的整合也是提升效率的关键。客户可能通过微信、邮件、表单等多个渠道联系，如果每个渠道都要单独查看，容易遗漏。一些系统支持多渠道整合，将来自不同入口的信息集中归集，AI助理在此基础上进行统一分析和提醒，确保重要事项不被忽略。
更进一步的是，员工在工作中常遇到“知道有资料，但找不到”的情况。产品参数、合同模板、过往项目记录散落在各个文件夹或聊天记录中，查找费时。通过“知识智能守护”机制，企业可以将内部文档、沟通沉淀等资料结构化存储，AI助理在接到问题时，能快速从这些受控知识库中提取相关内容，提供参考信息，减少重复询问和等待。
在使用方式上，灵活性很重要。不同岗位的工作模式不同，销售、客服、行政对助理的需求也各异。像万达宝LAIDFU（来福）提供了用户可配置的Copilot（助手）功能，允许员工根据自己的工作节奏和常用场景，设定提醒规则、响应模板或数据调用方式。不需要每个人都使用同一套模式，而是可以按需调整。
这类工具的实际效果，往往体现在细节中。比如一次快速的知识检索、一条自动分类的客户消息、一份自动生成的进度摘要，单看都不起眼，但日积月累，能明显减少事务性工作的负担。
AI助理的价值，不在于它能做多复杂的决策，而在于它能否安静地融入日常工作，把那些重复、琐碎、耗时的小事处理好，让人更专注于真正需要思考和互动的部分。