剖析当前企业办公系统的演进路径，不难发现一个趋势：传统OA系统在流程审批和信息传递上已趋于成熟，但在主动响应和智能处理方面存在局限。数据显示，不少员工每天仍需花费大量时间在查找文件、整理报表、跟进审批进度等重复性操作上。这类系统更多是“记录工具”，而非“辅助力量”。相比之下，新一代AI助手正尝试填补这一空白，通过理解语义、调用数据、执行指令，参与实际工作流。
两者并非替代关系，而是具备明显的协同空间。传统OA系统积累了多年的组织架构、审批规则和文档资源，是企业运转的基础底座；AI助手则像一个“外接大脑”，在原有系统之上增加理解与建议能力。例如，当OA中有一条报销申请待处理，AI助手可自动提取发票信息、比对差旅标准，并提醒审批人是否有超支项，而不是等待人工逐项核对。
在实际应用中，协同的价值体现在效率与安全的平衡上。很多企业担心引入外部智能工具会影响数据管控，尤其涉及客户资料、合同金额、人事信息等敏感内容。此时，系统的可控性成为关键。以万达宝LAIDFU（来福）为例，该平台支持企业客户自行设定数据访问策略，比如限定某个部门只能调用特定时间段的销售数据，或设置敏感字段的脱敏规则。这种个性化执行机制，确保AI在提供服务的同时，不越界访问或暴露核心信息。
此外，AI助手还能根据OA系统中的流程状态，主动推送提醒或生成待办摘要。比如，某个项目审批已停滞两天，系统可自动向相关人发送提示；周报提交截止前，为未完成的成员生成内容草稿。这些动作基于企业既定规则，不改变原有流程，但提升了执行效率。
AI助手与传统OA的结合，不是推倒重来，而是在稳定架构上增加一层智能响应能力。当员工不再为琐碎事务分心，当数据在受控范围内被更充分地利用，这种协同才真正体现出实用价值。技术的意义，不在于多先进，而在于能否安静地融入日常，让原有系统“多做一点”，让使用者“少忙一点”。