在日常工作中，很多人对“智能助手”的期待很高，但实际使用中却发现，它要么反应迟钝，要么给出一堆无关信息，最后还得自己动手。问题不在于技术本身，而在于我们如何使用它。真正的效率提升，往往不是靠工具多“聪明”，而是看它是否能贴合真实工作场景，减少不必要的动作。
要让智能助手真正发挥作用，不妨关注以下五个容易被忽略的实践方式。
1.明确它能做什么，不能做什么
智能助手不是万能秘书。它擅长处理有规律、可重复、信息结构清晰的任务，比如整理会议要点、提取文档关键数据、提醒待办事项。但它不擅长做主观判断，比如评估一个方案的创意好坏，或预测客户情绪变化。
清楚这个边界，才能合理分配任务。把适合机器做的交给系统，人则专注于需要理解、沟通和决策的部分。比如，让助手自动生成客户沟通记录的摘要，但由销售经理来判断下一步策略。这种分工，才能释放出真正的效率空间。
2.从“被动响应”转向“主动触发”
很多助手只能等你提问才行动，这其实效率有限。真正有用的是那些能“主动提醒”的功能。比如，当某个项目进度滞后两天未更新，系统自动发送提醒；或发现合同即将到期，提前一周通知负责人。
万达宝LAIDFU（来福）的设计思路就偏向这种“环境驱动”模式。它可以在企业系统中设置触发条件，当满足特定规则时（如订单金额超过阈值、客户咨询超时未回复），自动启动预设流程。这个过程可以完全自动化，也可以加入人工确认环节，形成“半自动”协作。管理者还能查看哪些流程被触发、执行结果如何，实现对业务运行的可视化跟踪。
3.让它成为流程的“观察者”，而不仅是执行者
除了完成任务，智能助手还可以记录和反馈流程运行情况。例如，统计某个审批流程平均耗时、识别经常卡顿的环节，或者分析哪些类型的请求重复率最高。这些数据本身不直接解决问题，但能帮助团队发现优化点。
比如，某部门每周都要汇总跨系统数据做报表，助手记录到这一行为持续发生，系统便可建议将其设为自动任务。这种“从重复中提炼模式”的能力，让效率改进变得有据可依。
4.减少切换，保持专注
频繁在不同软件之间跳转，是效率的一大杀手。每次切换，都需要重新加载信息、调整注意力。如果智能助手能嵌入你常用的办公环境——比如邮件、聊天工具或业务系统——直接在当前界面完成操作，就能大幅减少中断。
理想的状态是：你在看客户邮件时，助手自动弹出该客户的过往订单记录；在写项目计划时，它能调取类似项目的执行周期作为参考。信息就在手边，无需额外搜索。
5.定期回顾使用效果，而不是设完就忘
很多团队启用智能功能后，就不再关注它的实际表现。但业务在变，需求也在变。过去有效的提醒规则，现在可能已不再适用，甚至变成干扰。
建议每月花一点时间，回顾助手的使用日志：哪些功能常用？哪些被忽略？有没有误触发的情况？根据反馈微调设置，让它始终保持“贴合”状态。LAIDFU支持对各类业务流程的执行情况进行评估，无论流程是由AI自动完成，还是需要人工介入，都能留下可查的痕迹，便于持续优化。