在全球化贸易背景下，越来越多企业涉足进出口业务，面临订单来源多样、结算币种复杂、物流环节多、报关资料繁琐、汇率波动频繁等挑战。传统的手工记账、邮件沟通和分散管理方式，已难以支撑高效、合规的跨境运营。如何借助信息化手段提升管理能力？ERP（企业资源计划）系统成为许多国际贸易企业的选择。
但ERP不是“买来就能用”的通用工具，尤其对于国际贸易企业，系统的配置和使用方式直接决定了其能否真正发挥作用。
国际贸易企业的典型管理痛点
在没有系统支持的情况下，企业常遇到以下问题：
- 订单信息分散：客户询盘、合同、出货安排分散在不同人员手中，易遗漏或重复。
- 多币种结算混乱：收付款涉及美元、欧元、人民币等多种货币，汇率变动导致利润计算不准。
- 物流与单证脱节：提单、发票、装箱单、报关资料准备耗时，出错率高。
- 库存与在途货物不清：无法实时掌握国内仓库、海外仓及运输途中货物的状态。
- 财务对账困难：销售、采购、运费、关税等数据割裂，月度结账耗时长。
这些问题不仅增加运营成本，还可能影响客户交付和合规申报。
国际贸易企业信息化ERP的核心使用场景
一套适合国际贸易的ERP系统，应围绕“订单为主线、资金和物流为两翼”的逻辑展开。以下是关键使用环节：
- 统一订单管理中心
将所有客户询盘、合同、订单录入系统，形成唯一数据源。每笔订单关联客户信息、产品明细、报价条款（如FOB、CIF）、交货期、付款方式等。
使用建议：
- 设置订单审批流程，确保关键条款（如价格、账期）经过审核；
- 订单状态实时更新，从“待确认”到“已发货”全程可查。
- 多币种与汇率管理
系统支持多种结算货币，并可接入实时汇率或手动更新。每笔收付款自动按交易日汇率折算为本位币，财务报表更准确。
使用建议：
- 设置汇率浮动预警，当某币种汇率波动超过设定范围时提醒；
- 销售报价可锁定汇率，避免接单后因汇率变动亏损。
- 进出口流程集成
ERP系统应支持从采购、出库、订舱、报关到收汇的全流程管理。关键单证如商业发票、装箱单可在系统中模板生成，减少重复输入。
使用建议：
- 将报关要素（如HS编码、原产地、监管条件）预设在商品档案中，出货时自动带出；
- 物流信息（船名航次、ETD/ETA）录入后，客户可在线查询货物动态。
- 在途与库存可视化
系统需区分“国内库存”、“在途货物”、“海外仓库存”等状态。当货物装船后，自动标记为“在途”，预计到港后转为“可销售库存”。
使用建议：
- 设置安全库存提醒，结合在途数量，指导补货决策；
- 支持按仓库、批次、效期管理商品，尤其适用于食品、化妆品等品类。
- 财务与业务一体化
销售出库自动触发应收，采购入库生成应付，运费、关税等杂费可分摊到对应订单。月末结账时，系统可快速生成利润报表，分析各客户、产品、航线的实际盈利情况。
使用建议：
- 启用账期管理，系统自动提醒逾期应收；
- 成本核算细化到订单层级，避免“整体赚钱、单笔亏钱”的情况。
万达宝ERP在国际贸易场景中的实用优势
万达宝ERP系统在服务外贸企业的过程中，强化了上述功能，并针对中小企业特点进行了优化：
- 支持多种贸易模式：适用于一般贸易、跨境电商、代理进出口等不同业务类型；
- 单证模板灵活配置：可根据目的国要求自定义发票格式，满足不同清关需求；
- 与物流服务商对接：可导入船公司、货代的提单数据，减少人工录入；
- 多语言多时区支持：方便与海外客户、代理沟通协作；
- 操作界面简洁：减少培训成本，适合非IT背景员工快速上手。